پیش از طراحی هر برنامه ای برای بهبود، توسعه و افزایش کارایی و اثربخشی هر سازمان و کسب و کاری، باید محل را نظافت کرده و مرتب ساخت تا بتوان تصویری از وضعیت موجود به دست آورد. برای انتخاب جهت مناسب و تنظیم اهداف سازمان، باید هرگونه مانعی از بین رفته، درک روشنی از وضعیت موجود به دست آید. فعالیت های نظافت، مرتب سازی و سازمان دهی از بیشترین اولویت برخوردار بوده و شایسته است که به عنوان کلید اول، در نظر گرفته شود.
با وجود آن که عملیات نظافت و سازمان دهی به عنوان یکی از اساسی ترین فعالیت های بهبود کیفیت و افزایش بهره وری به طور گسترده پذیرفته شده اند، اما جای تعجب است که هنوز بسیاری از کارخانه ها با بی نظمی، شلوغی و سردرگمی دست به گریبان می باشند.
در بسیاری از شرکت ها درجهت اجرای صحیح نظام آراستگی محیط کار – ۵S اقداماتی انجام می شود اما می توان دید که موفقیت چندانی، به دست نیامده است و یک هفته پس از اتمام عملیات اصلی نظافت و سازمان دهی، محل کار به وضعیت آشفته قبل باز می گردد. اجرای یک بار ۵S، چندان نتیجه ای در بر ندارد. ۵S  باید به صورت یک عادت درآید و پیوسته و دائمی اجرا گردد.
سطح اول
در شرکتی که در سطح اول یعنی پایین ترین سطح به کارگیری تکنیک های نظام آراستگی محیط کار قرار دارد، مواد زائد، آشغال های کوچک، ته سیگارها، تکه های کاغذ و ابزارآلات در اطراف پراکنده هستند. این پراکندگی شامل مواد زائد، ابزارهایی که برای سال ها مورد استفاده قرار نگرفته اند، اسناد قدیمی، تجهیزات، ماشین آلات غیر معمول و سایر موارد مشابه، بر روی زمین پخش شده و باعث بی نظمی محیط کار می گردند. بسیاری از کارخانه ها به دلیل اینکه کارگران پس از استفاده از ابزارها آن ها را بر روی زمین رها می کنند، هنوز در سطح اول باقی مانده اند.
اقدامات اصلاحی برای ارتقاء به سطح دوم
• به تمام سطوح افقی نگاه کنید.
• محل کار را بررسی کرده و تمام زباله ها، ابزارهای زائد و وسایل انبار شده غیر ضروری را جمع آوری کنید.
• هیچ وسیله ای را مستقیما بر روی زمین قرار ندهید.
• حتی الامکان، چیزهایی را که مورد استفاده مشخصی نداشته و در آینده هم به کار نخواهند رفت، دور بریزید.
اگر برای استفاده از یک وسیله برنامه خاصی ندارید، آن را دور ریخته و یا به رقیب تان بفروشید تا محل کار آن ها را بی نظم نمائید! برای ابزارآلات یا قطعاتی که بر روی زمین رها شده اند، مکان مشخصی تعیین نموده و آن ها را در آنجا قراردهید.
سطح دوم
هنگامی که محیط کاری سازمان در سطح دوم قراردارد، هیچ گونه وسایل غیر ضورری و لوازم بی مصرف در وسط راه و کف کارگاه پراکنده نیستند ولی این درحالی است که بی نظمی در کنار دیوارها مشاهده می شود. محل های عبور و مرور، تمیز نیستند. وسایل بی مصرف به دیوارها یا ستون ها تکیه داده شده اند، مجموعه ای از وسایل، در کنار دیوار یا ستون، بر روی زمین قرار داده شده یا تلی از گرد و خاک در پای دیوارها و ستون ها رها شده است. ابزارها یا تجهیزات بی مصرف، در زیر یا کنار سایر تجهیزات، رها شده است. احتمالا از محل های عبور و مرور به عنوان انبار موقت استفاده می شود یا مشاهده می شود که وسایلی به مدتی گاه بیش از یک ماه در آن موقعیت ها باقی می مانند.
اقدامات اصلاحی برای ارتقاء به سطح سوم
• به سطوح عمودی نگاه کنید.
• دیوارها و ستون ها را بررسی نمایید.
• تمامی ابزارهای زائد، غیر ضروری و وسایل انبار شده را جمع آوری کنید.
• تمامی دیوارها وستون ها را تاحدی که قابل دسترسی است رنگ کنید.
• مسئولیت ها را برای دیوارها و راهرو ها تقسیم کنید.
• کارگران باید بدانند که در مورد پاگیزگی محل کار خود مسئول هستند.
برای این امر کارگر نگیرید بلکه از کارگران بخواهید که خود این کار را انجام دهند. ممکن است چنین روندی بسیار ساده به نظر برسد، اما تجربه نشان داده است که اجبار کارگران به توقف فعالیت های معمول برای یک روز و یا انجام کار در یک روز تعطیل حتی در افرادی که هرگز درباره نظافت فکر نکرده اند گرایشی را به این امر ایجاد می کند.
پیش از رنگ زدن از کارگران بخواهید تمام کارهای لازم جهت مرتب سازی، جارو زدن و نظافت دیوارها و ستون ها را انجام دهند. گاهی اوقات تقسیم کارکنان خط تولید کارخانه به چند گروه و ایجاد رقابتی دوستانه در بین آن ها بسیار موثر است.
کارگران تمایل دارند که بلافاصله پس از اتمام رنگ کاری مجددا وسایل را به دیوارها تکیه دهند. خوشبختانه این امر غیر ممکن است چرا که مدتی طول می کشد تا رنگ خشک شود. آنان را وادار کنید که مکان های جدید و ثابتی را برای وسایل بیابند. در صورت لزوم برای آنان قفسه هایی را نصب نمایید.

سطح سوم
در کارخانه ای با سطح سوم از اجرای نظام آراستگی محیط کار – ۵S ، محل های عبور کاملا باز بوده و کارخانه پاکیزه است اما ابزارها به صورت نامرتبی انبار شده اند. شرکتی که در سطح سوم قرار دارد، اقدامات لازم برای اصلاح مشکل مذکور را انجام داده است. راهرو ها و محل های عبور، تمیز و باز بوده، زمین، پاکیزه است و دیوارها عاری از هر نوع آلودگی می باشند.
در اینجاست که باید توجه خود را به قفسه ها معطوف کنیم، آیا در قفسه ها، ابزارها، قطعات، گیره ها و سایر وسایل با هم مخلوط شده اند؟ آیا دستکش، کفش و سایر وسایل، همراه با ابزارآلات داخل جعبه ابزار انداخته شده اند؟ آیا ابزارآلات در کمدهای بسته و قفل شده، نگهداری می شوند؟
اغلب هنگامی که درب یک واحد انبارش مانند قفسه، کشو یا کمد باز می گردد شاهد وسایل بی مصرف و بی ارزش زیادی هستیم. غالبا ابزارآلات در کمدها یا کشوهای قفل شده، قرار گرفته و غیر قابل دسترسی هستند. بعضا برای استفاده از آن ها باید زمانی را صرف بازکردن قفل ها با امتحان کردن کلیدها نمود. تنها به این دلیل که به کارگران به عنوان انسان های مسئول اطمینان نمی شود.
اگر هر یک از این شرایط در کارخانه شما وجود دارد هنوز به سطح چهارم نرسیده اید. رسیدن به کارخانه ای که در آن بتوان با یک نگاه ابزارآلات را برداشت و یا جایگذاری نمود مستلزم همکاری همه کارکنان است.
اقدامات اصلاحی برای ارتقاء به سطح چهارم
• به داخل قفسه ها نگاه کنید و مواد، قطعات و ابزارها را مرتب نمایید.
• خود را از شر قفسه های دربسته رها کنید. (در صورت امکان)
• محل های انبارش یا نگهداری جداگانه ای برای ابزارآلات، قطعات، وسایل اندازه گیری، گیج ها، گیره ها، اسناد، فرم ها و سایر موارد در نظر بگیرید.
• انبارها را تمیز و منظم نمایید تا وسایل در نگاه اول یافت شوند.
• وسایل را به نحوی قرار دهید که در نگاه اول، قابل شناسایی بوده و به راحتی پیدا شود.
• برای مرتب سازی، چندین معیار ارزیابی درنظر بگیرید. اگر فردی کار فوق العاده ای انجام می دهد از تلاش وی قدردانی کنید.
• ابزارهایی که کاربرد زیادی دارند را در محلی قرار دهید که بدون نیاز به حرکت، قابل دسترسی باشند. ابزارآلاتی را که کاربرد کمتری دارند در یک اتاق ابزار قرار دهید تا باعث شلوغی محل کار نشوند.
• بعد از اتمام کارتان ابزارآلات استفاده شده را به محل اولیه خود بازگردانید.
اگر قفسه ها دربسته هستند، درها و حتی قسمت عقب آن ها را بردارید. زمانی که برای باز کردن درها جهت دیدن محتویات قفسه ها صرف می شود جزء زمان تلف شده محسوب می گردد. کمدهای دربسته، روحیه افراد را خراب می کند. احساس عدم اعتمادی که کمدهای دربسته در ذهن تداعی می کنند برخلاف احساس مسئولیتی است که از فعالیت های نظافت و سازمان دهی به وجود می آید.
سطح چهارم
ماشین آلات و تجهیزات تمیز هستند. فضای انبارها به طور واضح به قسمت های مختلفی تقسیم بندی شده است. قفسه ها در فضای انبارها، خطوط موازی و عمود برهم بسیاری ایجاد کرده اند. در یک کارخانه سطح چهارم ماشین ها و تجهیزات تمیز شده اند و عادت به نظافت در کارگران افزایش یافته است. مثلا کارگران به طور معمول تراشه ها و پلیسه ها را جمع آوری کرده و آنها را به خارج از محل کار منتقل می کنند.
وسایلی که بر روی قفسه ها و یا در محل های نگهداری تجهیزات قرار دارند، دارای برچسب کاملا مشخصی بوده و در مکان های مناسب از پیش تعیین شده، نصب می شوند. این گونه وسایل چنان در محل خود مستقر شده اند که گویی همه در یک ردیف یا ستون کاملا منظم چیده شده اند.
شاید این ایده کمی افراطی به نظر آید اما حس تمیزی و سازمان دهی که ناشی از توجه به جزئیات است زمینه احساس کارایی و نشاط را فراهم می کند.
ابزارآلات پر مصرف و وسایل اندازه گیری در انبارهایی نگهداری می شوند که به راحتی در دسترس کاربران آن ها است. با یک نگاه مشخص می شود که کدام یک از ابزار آلات، قطعات، تجهیزات و اسناد، هم اینک مورد استفاده بوده و همچنین نحوه و امکان استفاده آنها نیز به راحتی تعیین می شود.
در یک کارخانه سطح چهارم حس گیرایی از نظافت وجود دارد. این حس باعث می شود که افراد، خود بخواهند ابزارآلات و سایر وسایل را بعد از استفاده در جای مناسب خود قرار دهند.
کدگذاری رنگی ابزارهایی که کاربرد زیادی دارند نه تنها باعث می شود که یافتن جایگاه آن ها آسان تر باشد بلکه وقتی همه ابزار آلات درجای مناسب خود قرار می گیرند احساس رضایتی حاصل می شود که به نوبه خود زمینه ساز حس کارایی در محل کار است.
اقدامات اصلاحی برای ارتقاء به سطح پنجم
• همه امور مربوط به نظافت، مرتب سازی و سازمان دهی را به طور منظم انجام دهید.
• کنترل بصری موجودی ها را افزایش دهید. از تکنیک های مدیریت دیداری کمال بهره را ببرید.
• قراضه ها و براده ها مستقیما به سطل های زباله ریخته شوند.
• نوعی مدل خطی برای استقرار قطعات و ابزارآلات ایجاد نمایید که دارای سیستم نمایشی همچون سوپر مارکت باشد.
با استفاده از مدل نمایش سوپر مارکت می توان وسایل را به نحوی در انبار قرار داد که با یک نگاه، موجودی آن برآورد شود. با ایجاد مدل ایستگاه کاری (پایلوت) به روش سیستم قفسه ای می توان کار را آغاز کرد. پس از تکمیل سیستم، کارگران باید در جستجوی راه هایی جهت توسعه این سیستم به تمام کارخانه باشند.
ایستگاه کاری مدل (پایلوت) باید دارای سیستم های متعددی همانند سیستم خودکار دفع زباله برای مواد زائد، همچون قراضه ها و براده ها که پیوسته تولید می شود داشته باشد. این سیستم خودکار، مواد زائد را مستقیما در سطل های زباله می ریزد. ممکن است از نوعی سیستم انبارش استفاده شود که قطعات را در جعبه ها یا قفسه هایی با گنجایش ۵ واحد نگهداری کرده و به راحتی بتوان سطح موجودی را با یک نگاه برآورد کرد.
شاید بتوان سیستم انبارش قطعات را چنان اصلاح کرد که وقتی موجودی به پائین تر از سطح مشخصی می رسد سیستم سفارش مجدد، به صورت خودکار عمل نماید. چنین سیستمی را می توان برای نظافت و سازماندهی کارخانه به کار برد.

سطح پنجم
پاکیزه سازی به صورت پیوسته و دائمی در همه نقاط محل کار صورت می گیرد. محل کار تمیز بوده و ابزارها به نحوی قرار می گیرند که با اولین نگاه یافت می شوند. در این سطح، مواد زائد از همان سرچشمه تولیدشان دفع می شوند. در نتیجه، کثیفی، شلوغی و زباله ها در منبع خود از بین رفته و نیاز به نظافت زیاد و دقیق مرتفع می شود. همه چیز همیشه سرجای خود بوده و ابزارها، قطعات و مواد چنان چیده شده اند که با یک نگاه یافت می شوند. سطح موجودی را نیز می توان با یک نگاه تخمین زد.
البته به نظر می رسد که با گذشت زمان، مواد زائد و ناخواسته خود به خود جمع می گردد اما کارکنان که فلسفه نظافت و مرتب سازی دائمی را ملکه ذهن خود ساخته اند سریعا با آن برخود می کنند.
وقتی که گرایش به نظافت کاملا به وجود آمد و عادت به نظافت و سازمان دهی نیز پدید آید، آنگاه به نتایجی دست خواهیم یافت که فراتر از یک بهبود در ظاهر محل کار است. در این صورت تولید، با آهنگی روان تر ادامه یافته و کیفیت محصولات بالا می رود.

منبع :سایت همکار خوبمان حسین عبدی